医療事務とは具体的にどんな仕事内容なのか！１日を追ってみる
医療事務のお仕事
どうもー。しよです。
今回は医療事務のお仕事とは？？ということをお伝えしていきます。
医療事務の仕事は勤める医療機関によって様々です。
病院やクリニックでも違うし、診療科（内科や眼科、耳鼻科、歯科など）でも違います。
今回は一般的に町医者というイメージの、クリニックにおける医療事務の１日を追ってみたいと思います！
病院とクリニックの医療事務の違い
病院は比較的役割が細分化されていて、受付を行う人、医療費の計算を行う人、
会計を行う人、その他事務を行う人といったように役割分担があります。
クリニックの場合はほぼ全般を行ないます。
え？！じゃ、クリニックの方が大変！！？？と思うかもしれませんが、そうではありません。
どっちもどっち
１日の患者の来院数が病院とクリニックとでは全く違いますし、例えば入院設備の有無など、実施している内容も違います。
利用しているシステムについても規模が違います。
病院では受付窓口の対応以外にも入院手続きや入院患者さんの対応をする人もいますし、患者さんと顔をあわせることがない人もいます。
また、医療事務は病院やクリニックだけではなく、歯科、調剤薬局もありますね。
医療事務の主な仕事
医療事務には主に３つ役割があります。
- 窓口業務
- 会計業務
- レセプト業務
日々、行われているのは１と２で、３は月末から１０日くらいまでのレセプト期間中に追加される業務となります。
クリニックの医療事務の１日
それでは１日の流れを見ていきます。
診療開始前
診察開始の結構前から患者さんがやってきて待っていたりしますので、診察開始時間よりも少し前に開けるところが多いのではないかと思います。
それまでに職員は待合室やクリニック周辺で患者さん受け入れの準備をしておきます。
例えばスリッパを並べたり、水回りの点検をしたり、駐車場の開場などです。
あと、現金の確認とお釣り用の小銭の用意も重要ですね。
一般のお店とすることはそう変わらないと思います。
診療時間中
受付業務
患者さんが入ってくると、まず受付に来ますので、それをお迎えします。
保険証や診察券を受け取り、受付を行います。
紙カルテ、電子カルテで多少異なりますが、、、
初診の場合は問診票をお渡しして、カルテを作成し、受付します。
再診の場合は保険証の確認等行い、受付します。
会計業務
患者さんの診察が終了すると、コスト計算を行います。
電子カルテやレセコンで患者負担金を計算し、領収書や処方箋を印刷します。
それを元にお会計を行います。
そうそう！忘れてはいけないのは午前午後で現金の締めをします。
お金があってるかどうか！これ大事。
これがあってないと大変なんですよねぇ。
これも一般的なお店と一緒。
この受付業務では患者さんとの雑談も入ります。
他愛のない話です。お天気の話や、お体の話や。
ここでコミュニケーションを図ったりしています。
お昼休憩中
休憩時間がやたら長い（２時間とか３時間。関西は下手したら４時間くらいの場合も）ので、昼食をとる以外に、この時間で掃除をすること多いです。
関西は間があきすぎるので、午前の人、午後の人と人が入れ替わることも多いです。
掃除が終わったらいったん家に帰る人もいるし、休憩室で仮眠をとってる人もいるし、けっこう自由。
家に帰って夜ごはんの準備をしてくるお母さんもいます。
月末から１０日前後まではレセプト期間中と呼ばれ、ここではレセプト業務が追加となります。
レセプト業務はこのお昼休憩中にすることも多いです。
ということで、１日を追ってみました。
レセプト業務について、詳細は後日。
もし、医療事務にご興味がある場合は参考にしてください！
電子カルテやレセコン等の活用でレセプト業務の効率化。その残業は必要ですか？その３
医療事務
どうも！しよです。
レセプト業務の効率化について、とあるクリニックのレセプト業務を例にあげて、勝手気ままに考えてみました。
今回で終わりです！
前回の記事 ↓ ↓ ↓
結果
さて。。。スペシャル事務員さんと２名のレセプト業務は電子カルテの導入とともにどうなったでしょうか？？
after
- 月末月初の特別シフトは廃止。別部屋ではなく、業務の合間に事務室で行なう。
- 残業しない。
- スペシャルさんだけに任せず、３名で行う。
レセプト業務の流れとしては。。。
- レセプトチェックソフトでチェックをかけてチェックリストの出力
- レセプトの全印刷
- 印刷したレセプトを点検しつつ、チェックリストの確認と電子カルテとの付け合わせ
レセプト業務に携わっていなかった２名は、スペシャルさんから点検するポイントを伝授してもらいながら進めています。
レセプトチェックソフトはお金も支払っているにも関わらず、全く使用されないままムダとなっていましたが、やっと日の目を見ました。
解約するという選択肢もあったと思うんですけどね。
使用されるということだったので、活用しまくっていただいたらいいと思います。
そして、課題となっていた残業は？？
レセプトでの残業はかなり減ったということ。
業務の合間にみんなでするからでしょうね。
その時点では電子カルテ導入のための残業が増えていたようなので、見た目の残業代に変更はなかったようです。
電子カルテの導入が落ち着くと残業代はだいぶ減っていくことになると思います。
おそらくスペシャルさんは残業代が７～８万くらい下がるのではないでしょうか。
今は気づいてないかもしれませんが。。。
それをスペシャルさんが良しとしているかどうかは別として、クリニックとしては年間で考えても、かなりのコストカットに。
７万としても、７万×１２ヵ月＝８４万円です。
まとめ
ベテランさんは時として仕事を抱え込む場合があります。
他の人には任せられない、ということだと思いますが、その人しかできない業務があるというのは要注意。
その方が何かの事情…例えば事故とか病気等で急に来れなくなった時、たちまち困ってしまいます。
特にレセプト業務となるとそれは深刻。
そういうケースの相談を何回も受けました。
まずはリスクの分散と、あとは業務の標準化です。誰でもできる化。
個人の経験や知識も大事なのですが、それは他の人とも共有していくべきもので、抱え込むべきものではありません。
また、システム的にもレセプト業務はある程度の効率化が可能です。
システム的に業務改善できそうなところがないでしょうか？
電子カルテやレセコンその他のシステムは、いろんな機能がありますが、それを使いこなしている医療機関はそれほど多くありません。
それは全ての機能説明は行ってもらってないでしょうし、説明を受けていても忘れてしまう、担当が変わることで引継ぎがそこまで細かくは行われない、などなど、いろいろな理由があります。
もし、レセプト時期に従業員の残業が多くて困ってる、という場合は、一度業務を見直してみてください。
もしかしたら解決できる機能が隠れているかもしれません。
さて。今回はとあるクリニックの例をあげましたが、全ての医療機関に当てはまるわけではありません。
もし、残業を改善できそうにない場合は…それは業務過多なので、人を１人増やすことも検討してあげてください。
まぁ、それができたら苦労しないですよね！
それでもどこかに改善できる部分はあるのではないかと思います。
諦めず。
電子カルテやレセコン等の活用でレセプト業務の効率化。その残業は必要ですか？その２
医療事務
どうも！しよです。
世間はお盆休み真っただ中ですね。
さて。前回の続きです。
とあるクリニックのレセプト業務を事例に、システム的に業務効率を図れるのか？！という問題。
前回分はコチラ ↓ ↓ ↓
スーパーでスペシャルな医療事務員
さて、、、前回、スペシャルさんの残業が多いからってことで、システム的に改善を図ってみることにしました。
その後のレセプト業務で改善は図れたでしょうか。
さて。どうでしょう！！少しは残業減ったかな？？
結果………
………
ジャーーーーーーン………
………
………
………
………
………
変わらず！
まぁ、予想はつきます。
レセプトチェックどうでした～～？？
残業減りました？？
レセプトチェック？？やってみたけど、やっぱり煩わしくって(*´з`)
慣れるまではしょうがないですよねぇ
…一応、ログチェック。。。
なんと使った形跡なし。
システム使うのめんどくさいんですよね。たぶん。
あと、残業代減るのもイヤなのかな。
けどですな。
月１０万円の支払いならこのクリニックの規模だとニ〇イ学館とかプロの方々に点検を頼んでも、もっともっと安いかもしれないですよ。
残業減らないみたいね！どうしたもんかねぇ…
そうですねぇ…（今回も使ってないよ！）
業務改善の第２弾開始～～
ここのクリニックは電子カルテの導入が決まっています。
運用の変更を行うにはいい機会です。
第１弾でレセプトチェックを使用してみてもらうことについては見事失敗しましたので、続けて第２弾。
次は電子カルテ導入に合わせての運用の変更をしてみます。
まず、ここのクリニックの問題点と思われるところです。
- ドクターがスペシャルさん様様になっている
- そもそもスペシャルさんが残業をイヤとおもっていないかも？！
- スペシャルさんはレセプト業務を抱え込んでいて残業が多いが、他の２名はそうでもない
- 他の事務員さんはレセプトについては何も知らない
改善案
改善案としては…
- 電子カルテのセットで工夫（コメントなど）
- 先生が入力するときに気をつけないといけないことをピックアップ
- 契約だけして使用されていないレセプトチェックソフトを活用すること。活用しないならムダなので解約。
- 医療事務３名がレセプト業務に携わること。
ということをスペシャルさんも交えて打ち合わせし、決めました。
スペシャルさんを交えたってことがキモです。
電子カルテの導入準備
スペシャルさんは電子カルテの導入に積極的に関わってもらう役割に配置。
そもそも、このスペシャルさんは承認欲求が高いようなので、ここでへのけにするといい結果にならないですからね。
電子カルテの導入で、医事では中心になってもらいました。
ただ、パソコンはちょっとビミョウなので、そこは他の２人が手伝う感じ。
電子カルテのセットの作成
電子カルテのセットを作成します。
この診療行為をした際には、この加算とコメントがいる、とか、そんな感じのもの。
そういうセットをスペシャルさんの経験を元に、スペシャルさんが中心になって、準備してもらいました。
先生の電子カルテ入力時の注意事項
『先生が電子カルテに入力する際に気をつけること』などもピックアップしてもらって、先生にはそれに気をつけながら入力してもらうことにします。
電子カルテは病名や算定のリアルタイムチェックがかかります。
薬剤を入力すると病名が表示される、などなど。
こういうのを先生にも確認してもらうこと。
この２つを実施することで、日々の入力時点でレセプト請求上はなんとなーく正しいはずなので、月末でまとめてチェックしたとしても、そう大変ではないはず。
ま、ここまでが電子カルテの導入準備の際に行なったことですが、あとはレセプト業務について。
レセプトチェックソフトの利用
契約してながら利用していないレセプトチェックソフトは使うの？使わないの？？
お金はずっと支払っているみたいです。
これも医療事務さん３名で話し合い。
もし、利用しないということであれば、それは解約して電子カルテにもともとついているレセプトチェックを使えばいい。
同条件でレセプトチェックソフトから印刷したサンプル帳票と、電子カルテから出したサンプル帳票を両方とも確認してもらいました。
スペシャルさん以外はレセプト点検は未知の世界。
『レセプトチェックソフトで印刷したものを参考にさせてもらいたい』ということだったので、そちらを利用することにして、操作についてはその２名がされることとなりました。
（スペシャルさん使いたくない派だし）
スペシャルさんは、『よけい大変になる～～』とブツクサ言いかけてたのですが、他の２名の『私たちが手伝いますから～～』という言葉でクリア。
３名がレセプト業務に携わること
１～３までで他の２名を巻き込み、レセプト業務に３名で携わるということになります。
１人しかできない、知らないというのはクリニックとしては致命的。
スペシャルさんに何かあった時に困るのが目に見えます。
まずはリスクの分散を。
さて。。その４つでうまくいくのか？？
長くなってるので次回へ続きます！
電子カルテやレセコン等の活用でレセプト業務の効率化。その残業は必要ですか？その１
医療事務
どうもどうも。しよです。
前回、電子カルテを導入しても医療事務は必要なんだ！とブログに書きました。
が？？ちょっと待てよ。
そりゃ必要なんだけど、じゃ、効率化できないの？？残業も減らせない？？？
いえ。そうではないのです。
レセプト業務の効率化はだいぶできるよね。と思ったので、
とあるクリニックの事例をあげて、システムを活用したレセプト業務効率化について補足しておきたいと思います。
スーパーでスペシャルな医療事務員
医療事務の仕事は医療機関の収入を左右するとても重要なお仕事です。
特に診療所（クリニック）のように小規模なところになると、医療事務員も少数。
少数精鋭で月末月初のレセプト業務に携わることになります。
結果、残業も増えることもしばしば。
ドクターの中には診療報酬請求については医療事務さんに任せてて、月末月初は残業がつきものだろうと思っているケースが多くあります。
けど、ほんとにその残業必要ですか？？
残業には必要な残業と不要な残業があると思いますヨ。
とあるクリニックのスペシャル事務員
月末月初になると世の中の医療事務さんたちがレセプトの点検をし始めます。
とても大変そうです。
とあるクリニックでは１人が通常業務を離れて別部屋で作業されてます。
毎月、こんな感じなんですか？？？？
そうですよー（点検に生きがいを感じてます！）
( ･`ω･´)ｷﾘｯ
この方がスペシャル事務員ってことで、レセプト業務については任されている様子。
先生からも信頼をされているのがわかります。
キッチリやってくれてるんだけど残業が多くて。。本人にも負担になるし。残業代もあるし。システム的になんとかなる？？
残業代ってどのくらいなんですか？？
んーーっと。１０万前後？
へーー。１０万ね。
(´･ω ･`)ｴｯ?
じ、じ、じゅう万？！
Σ(￣□￣|||)
待て待て。残業代１０万円？？
まぁ月末月初以外の残業が含まれているとしてもよ。
多すぎやしないかい？！
一般的に医療事務はパートの人が多く、正社員でもあまりお給料は高い方ではありません。
なのに残業代１０万円。。。
とあるクリニックのレセプト業務
その残業代にもビックリだし、先生がそれをフツウと思ってそうなところにもビックリ。
ということで、状況を確認してみました。
- 医療事務は全部で３名
- レセプト業務は１名のみで他の２名はノータッチ。点検方法も知らない
- 月末月初以外は通常業務でレセプトに関することは何もしておらず、月末月初に別部屋に１人こもり、まとめてダーッと。毎日ほぼ日付変わるころまで残ってやってる
- レセプトは全部印刷して１枚ずつカルテと見比べているらしい
- レセプトチェック機能が電子カルテには備わってるけど未使用
- レセプトチェックソフトも導入しているが未使用（先生はお金だけ払ってて使用していないということを知らない）
ふむふむ。なるほど。こりゃあきまへんな。
まず２。
このスペシャル事務員さんしかレセプト業務を知らないとか。。抱え込みすぎでしょう。 むしろ残業代ほしいのでは？
３。別部屋で１人こもってやってるので誰も状況を知らない。
４。誰も状況を知らないので、どういう点検をしているかも知らない。
５と６については論外。。。
ちなみに査定されることはあるんですか？
査定？減点とか返戻？？さぁ？？どうだろう。これかな？？
…(一一 ;) （無関心かよ…）
増減点連絡書を見せてもらうと、毎月それだけの時間をかけてチェックしている割には病名漏れの減点もあるし、防げるような査定もある。
※増減点連絡書とは？？簡単に言うと、請求したものが正しい請求ではないですよー。間違ってますよーっていう書類です。
とりあえず、スペシャル事務員さんに事情を聞いてみます。
スペシャルさーーん。残業ばっかりと聞いてますが、しんどくないですか？？どうしてレセプトチェックシステムは使わないの？？
しんどくないわよ～～。
機械は信用してないのよね( ･`ω･´)ｷﾘｯ
チェックで引っかかってきた病名でも通る病名はたくさんあるし。よけい時間がかかっちゃう。だから使うのやめたの。
…(￣ロ￣lll)
ということで、効率化第１弾。
レセプトチェックを使ってみることにしてもらいました。
スペシャル事務員さんと先生に操作方法とともに伝え、次のレセプト業務からスタートです。
そこで、様子を見ることにします。
さぁ。いったいどうなるでしょう！長くなるので続きは次回。ドロンッ
電子カルテやレセコンの更新（買い替え）はどうしてあるの？しないといけないの？
システムの更新
はろーはろーー。しよです。
ここのところ電子カルテの記事ばっかり書いています。
医療関係じゃない人にとっては全く有益ではないことを、毎度、毎度と書いてしまって、アクセスさぞかし減るんだろうなと思いきや、昨日、過去問載せただけなのに、ここ１ヵ月では最高…(+_+)
ナゼだろう？？？
ちょいちょい医療関係じゃないネタもブッこんでるのでそれか？？
その医療関係じゃない記事を見てんのか？？
そりゃそうですよねー。医療関係者じゃないと全く有益じゃないし(-""-)
これもTwitterの人たちのおかげです。ありがとうございます！
けど、懲りずに今回も医療系システムの件なのです。
システムの更新（システムの入れ替え）
今回も診療所用の電子カルテに関する件です。病院用ではありません。
電子カルテやレセコンなどを導入すると、だいたい５年毎にシステムの更新（入れ替え）を求められます。
- パソコンやプリンターの保守が一区切り
- リースが終了する
だいたい５年でこういうタイミングが訪れ、営業マンがやってきます。
新しいのに買い替えお願いしまーす
えーーー。まだまだ使えるやん。
機器類の保守も切れますし、是非是非
しないといけないの？？食パンさーん
まだ使えるでしょ？って思うのはわかります。わかります。
(*・ω・)(*-ω-)(*・ω・)(*-ω-)ウンウン
けど、ちょっとお待ちくだせぇ！
買い替えた方がいい理由
まぁ考えてみてください。
ＩＴは日々進化しとりますな。
身近なモノでもそうです。
携帯電話。パソコン。タブレット。
通信機器関係にいろんなアプリケーションソフト。
まだ使えるのに新しいものが出ると買い替えてないですか？
もしくは数年経過しているものを動きが悪くなっていてもガマンして使っています？
新しいのに変えると快適になりませんか？
システムもどんどん進化し、基本ソフトと呼ばれるＯＳも新しいものが出てきます。
Windowsも昔は98とかありましたけど、今はWindows10になって、見た目も操作性もだいぶ変わりました。
電子カルテにしろ、レセコンにしろ、基本ソフトと呼ばれるものに合わせてアプリケーションソフトが開発されており、その基本ソフトの存在に左右されます。
家の古ーいパソコンに今流行りのソフトをインストールできます？
その反対もしかり。
最新のパソコンに昔からあるソフトをインストールできます？？
『無理よー』っていう警告メッセージを見たことがある人も多いと思います。
ということで、いくら使えるとしても、もうこれ以上、サポートできません！ってくらいまで使い続けるのは無理なのです。
更新（買い替え）しないリスク
とはいえ、そこまで言っても使い続けるケースも中にはあります。
それならそれでもいいですよ。
つぶれるまで使ってください！
が、電子カルテやレセコンは診療報酬請求に使うものです。
大事な収入に関わるものなのです。
メーカーが診療報酬改定に対応しないと請求もできなくなります。
診療報酬改定の対応については、
『１医療機関がまだ買い替えてないから』
ということで対応はしてくれません。
その改定対応をするためにどれだけの時間と人が必要と思います？？
また『買い替えをお願いします！』というのは注意喚起でもあるわけです。
それなりに年数が経ってくると
『パソコンが動かない』
『画面がうつりません』
『プリンターが動きません』
など、障害のリスクも高まります。
『急に動かなくなった！すぐに来て！！！』
って言われても、そんなすぐには駆けつけられませんよ？
おそらく、復旧には半日くらいはかかります。
下手したらもっとかかります。
修理するにしてもあまりにも古いと部品もありません。
だから買い替えてって言ってたでしょ？？
って営業マンは思ってるはずです。
オンプレ型のレセコンは業務用PCで動いているものも多く、保守期間が決まっているものがほとんどです。
保守期間終了のお知らせが来たら、営業マンの言いなりになる必要もないのですが、
延長が可能なのか、可能なら延長するのか、機器だけ入れ替えをするか、システムごと入れ替えるのか、いっそのこと他メーカーに変えるのか。
一度、よーく考えましょう。
そういうタイミングで電子カルテを導入したり、クラウド化する医療機関も多いですので、そういう機会をうまく使ってください。
更新（買い替え）費用は事前に確認
買い替えたとしても数年後にはまた同じことが起こります。
営業マンがやってきて、買い替えを～～って言います。
なので、事前に数年後、買い替えが必要なのか、その際にはいくらくらいかかるのか。
確認することをオススメしておきます。
おそらくおそらく費用についてはぼやかされると思います。
そりゃ未来のことはわからないし。。。というのが正直なところ。
５年後の価格、明言できます？
診療報酬の点数も５年後には変わってますよね？
ということで、答えられなくても突っ込まないであげてください。
要は数年後にシステム一式、入れ替えが必要かどうか、というのを確認しておけばいいと思います。
契約書に明記してあるメーカーさんもありますよ！
クラウド型のシステムについては、Webブラウザで動いていたりしますので、そういう更新（入れ替え）がない場合が多いです。
それも事前に確認をしておくといいと思います。
まとめ
電子カルテやレセコンなどの医療情報系のシステムについては、障害のあった場合に緊急性の高いことが多くあります。
例えば電子カルテの場合は診察に影響が出ますし、レセコンの場合はお会計もできません。
保守サポートはそういう時のためにありますが、保守サポートできる期間も限られています。
たしかに更新（買い替え）にはお金がかかります。
が、へんにケチってしまって、万が一の障害発生時に慌てなくてもいいいように、
もし、更新（買い替え）の案内等があった場合は、『イヤ』って即答するのではなく、少し立ち止まって、どうするか考えてみましょう！
